Samenwerken bestaat grotendeels uit communiceren

In Nederland is de infrastructuur om digitaal samen te werken en met elkaar te communiceren volop aanwezig.
 

Daarin lopen we zelfs voorop, maar daarna wordt het wel wat stiller, want we doen het uiteindelijk niet. In ieder geval maken weveel te weinig gebruik van de mogelijkheden die er al zijn om bijvoorbeeld in een cloud-omgeving samen te werken en te communiceren. Daarmee zijn ze in de USA veel verder. ‘En dan beschouw ik samenwerken voor een groot deel als een vorm van communiceren en co-creëren met elkaar’, aldus Danielle Vogelenzang, PCI Nederland. ‘Nederland, en zeker de bedrijven tot middelgroot, zijn nog erg traditioneel als het om werkstructuren gaat.’
 

Van de redactie

Of het nu gaat om videoconferencing, online samenwerken in één document of gebruik maken van cloud-platformen, zoals MS Azure, die je in staat stellen om altijd en overal informatie te kunnen inzien, gebruiken, bewerken en delen, er wordt nog maar matigjes gebruik van gemaakt’, ziet Danielle Vogelenzang. Zij komt veel in het land bij middelgrote organisaties en ziet dat deze nog altijd weinig ambities tonen om de stap naar (nagenoeg) volledig digitaal te maken, terwijl het voor kleinere en middelgrote organisaties minstens zo interessant is. ‘Communicatie gaat toch niet alleen over klantcommunicatie? Je bent in de regel meer tijd bezig met collega’s, externen, ketenpartners en noem maar op om tot een bepaald resultaat te komen, een bepaalde output te genereren. Die output kan heel breed zijn, afhankelijk van de rol die je vervult. Waar het mij om gaat, is dat er al zoveel hulpmiddelen beschikbaar zijn om die samenwerking en communicatie met alle stakeholders te optimaliseren, dat het mij verbaast dat daar in die doelgroep nog zo relatief weinig gebruik van wordt gemaakt. De hype rond Het Nieuwe Werken is helemaal weggezakt, lijkt het wel. Het is eigenlijk afgedaan als iets technisch, maar dat is het absoluut niet! Het is een cultuurverandering in de manier waarop we werken: we zouden vooral moeten leren om meer te delen en minder hekjes te plaatsen om de ‘eigen kennis’ te beschermen. We hebben bij veel van onze klanten al ruimschoots bewezen dat het op die manier prima werkt.’

De meeting
Eén van de praktische voorbeelden die Vogelenzang aanhaalt is de meeting. ‘We kennen het allemaal: we komen met een werkgroep bij elkaar om te overleggen, taken door te spreken en te verdelen en de stand van zaken vast te stellen. Wat is de praktijk: de voorbereiding is minimaal, de informatie die je nodig hebt om te weten waarover het gaat is niet digitaal voor iedereen tegelijk voorhanden en elke vergadering wordt zo een fiasco met weinig resultaat en alleen maar meer ruis op de lijn. Het is een simpel voorbeeld, maar ik zie en hoor in mijn gesprekken bij klanten dat het daadwerkelijk zo gaat. Eén van de fundamentele oorzaken daarvoor is dat ofwel de juiste instrumenten niet aanwezig zijn om bijvoorbeeld snel de juiste en volledige informatie te delen met alle belanghebbenden, ofwel de instrumenten zijn er wel, maar men weet eigenlijk niet goed welke functionaliteit er is en hoe die te gebruiken. Daartussendoor speelt de manager een belangrijke rol in het wel of niet succesvol toepassen van de aanwezige
hulpmiddelen en het delen van kennis en informatie. Het management in Nederland is nog redelijk gericht op zichtbare output. En dan bedoel ik letterlijk zichtbaar: de medewerkers zijn op kantoor (grotendeels heerst er nog een 9-17 uur mentaliteit met hooguit één dagje ‘thuiswerken’) en de output komt (op papier?) naar hem toe. Echt, het lijkt soms alsof we in Nederland al heel ver zijn, maar dat gaat dan meestal om de grote organisaties. De middelgrote en kleinere organisaties, veruit de meeste bedrijven dus in Nederland, laten nog altijd veel kansen liggen om sneller, beter, efficiënter en effectiever met elkaar, de middelen en de informatie om te gaan. Je hoeft echt niet groot te zijn om hier efficiencywinst mee te kunnen boeken en tot betere resultaten te komen, met uiteindelijk dus betere kansen voor de organisatie.’

Business case overtuigt
Je zou dan denken dat je met een heldere business case al snel mensen kunt overtuigen. Carlo Atzeni, Programma Manager bij PCI Nederland: ‘Ook dat is niet meteen het geval. Veranderingen komen veelal nog van bovenaf, terwijl het beter zou zijn om die op een andere manier in te voeren, gedragen door de medewerkers op de werkvloer. Dat zijn de mensen die in multidisciplinair teamverband  met elkaar samenwerken, communiceren en taken uitvoeren. Juist dat multidisciplinaire karakter bevordert een breder inzicht en voedt de neiging tot het delen van kennis en ervaring. Zo’n gevarieerde teamsamenstelling bevordert eveneens het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen en online collaborative platforms om makkelijker te voldoen aan die wens om sneller en effectiever met elkaar aan informatie te werken en die te delen.’

Stok achter de deur: AVG
Nu, met de nieuwe privacywetgeving (AVG) als stok achter de deur, begint er wat te bewegen. Vogelenzang: ‘Die wetgeving draagt ertoe bij dat bedrijven zich bewust worden van het feit dat ze meer orde in hun informatie(beheer) moeten creëren. Informatie kan niet langer meer ongestraft overal in de organisatie rondzwerven, op netwerkschijven, usb-sticks, eigen laptops en zo meer. De oplossing ligt in het online, beveiligd, samenwerken, bijvoorbeeld binnen MS Azure en/of Office365. Informatie is op één plaats beschikbaar, op de juiste manier en beveiligd opgeslagen, beschikbaar en te delen met andere belanghebbenden, afhankelijk van de rol en functie die jij hebt in het geheel. Dat werkt in de praktijk prima hebben we gezien, ook in kleinere organisaties, maar je hebt wel een helder beeld nodig van de belangrijkste processen en de informatie die nodig is om die processen te voeden. Dat lijkt al snel complex en je moet het ook nog blijven bijhouden. Eigenlijk erken je daarmee dat er een verantwoordelijke nodig is voor informatie en -veiligheid (de Chief Information  Security Officer, CISO). Iemand die zich nadrukkelijk bezighoudt met die cruciale informatieprocessen, de informatie zelf én de veiligheid, borging en verantwoording daarvan. Compliancy – voldoen aan wet- en regelgeving – staat altijd hoog op de agenda’s van veel organisaties, maar om daar in de praktijk gestalte aan te geven, heb je een betrouwbare partner nodig. Cruciaal is dat men in de hele organisatie is doordrongen het belang van correcte informatie - en het delen daarvan!’

Controle
Atzeni: ‘Een goed ingerichte samenwerkingsomgeving die is voorzien van de juiste functionaliteit met betrekking tot veiligheid en gebruik van informatie en -processen helpt daarbij. Overigens, alleen een goede samenwerkingsomgeving is niet genoeg. Ook de juiste inrichting en de aanwezige functionaliteit, inclusief alle (bijvoorbeeld al dan niet tijdgebonden) rechten en plichten voor gebruikers erin verweven, vastgelegd en gecommuniceerd, zijn cruciaal voor het succes. Informatie moet op een adequate manier worden gekenmerkt, zodat je het snel kunt vinden, ook als je er zelf niet bij bent geweest om die informatie te creëren. Logica speelt een belangrijke rol in  het kunnen ontsluiten van informatie. Het gaat er dan in essentie niet om waar het is, maar wat het is. Het maakt die gebruiker namelijk niets uit waar het is. Het is een verandering van mindset, een écht andere manier van werken en met elkaar communiceren. Begrijp wat je in handen hebt aan informatie en wat je daarmee zou kunnen doen, ook voor een ander in de organisatie.’

Inschatten waar een organisatie staat
‘Doordat wij bij PCI eenzelfde cyclus hebben doorgemaakt, kunnen we makkelijker inschatten waar een organisatie staat’, aldus Vogelenzang. ‘Bedrijven die qua formaat en middelen tussen het servet en het tafellaken inzitten, hebben de meeste moeite om de stap naar digitaal samenwerken en communiceren te zetten. Dat herkennen we wel, maar dat hebben we in de praktijk al vaak opgelost. PCI is regionaal gestart en uitgegroeid tot een internationale speler in dit vakgebied. Maar daarvoor hebben wij ook die stappen moeten zetten. Dat heeft die groei mede mogelijk gemaakt. Nu kunnen we deze ervaring overbrengen op onze klanten en helpen op een goede manier gebruik te maken van middelen die vaak al voorhanden of in ieder geval in de markt makkelijk verkrijgbaar zijn. Maar iemand moet je er even op wijzen en uitleggen hoe je daarvan optimaal gebruik maakt in jouw situatie. De kennis en expertise is echter bij veel bedrijven niet of onvoldoende aanwezig. Dat geeft niet. Een organisatie hoeft dit soort toepassingen niet zelf in te regelen. In een steeds complexer wordende digitale wereld is het misschien juist verstandig om het bij een specialist neer te leggen die de medewerkers faciliteert in het efficiënt en effectief samenwerken, met alle gewenste functionaliteit, ook in het kader van wet- en regelgeving. Zodat jij kunt doorgaan met wat je échte business is.’

Beeld: PCI Nederland